Запрос справок из уполномоченных органов исполнительной власти и иных организаций. Проблемы и решения

Автор Maria Apr 11, 2020

В рамках подготовки инженерно-экологических изысканий требуется получить 15-30 ответов от уполномоченных органов и иных организаций об экологических ограничениях природопользования. В рамках других видов изысканий, а также в процессе разработки проектной документации также направляются запросы. Полученные сведения могут быть одновременно использованы разными исполнителями при разработке проектно-изыскательской документации на данном объекте.

Часто запросам не уделяется должное внимание, в том числе и из-за отсутствия единого перечня запросов, решение этого вопроса, мы надеемся, будет в новом СП по инженерно-экологическим изысканиям. Все это приводит к тому, что «из 38% выданных отрицательных заключений по результатам работы Центрального аппарата Учреждения (Главгосэкспертизы) за 1 полугодие 2018 г., 20% отрицательных заключений выдано, в том числе в связи с отсутствием в результатах инженерно-экологических изысканий сведений о ЗОУИТ», (Кайряк С.В., Ильичёв П.С., Кузнецова С.И., Кунаков К.О., Малашина Т.В.Экспертное сопровождение при выборе оптимального варианта размещения объекта, анализ рисков, предложения по их минимизации при проектировании/ Проект «Экспертиза будущего»: материалы семинара, 24.08.2018).

Считаем одной из причин неполноты сведений об экологических ограничениях является не только и не столько, то что запросы не направляются, а то что это отдельная работа, требующая четкой организации и контроля и не все отправленные запросы доходят до адресата, а ответы иногда просто теряются.

Нередка ситуация, когда эколог-изыскатель совмещает в себе функции полевика и камеральщика. Находясь в разъездах (поле, лаборатория) специалист просто не успевает контролировать процесс получения запросов из уполномоченных органов, ведь надо обзвонить организации, получить у них входящий номер документа, узнать исполнителя по запросу, быть на связи, если исполнителю понадобится дополнительная информация, вновь обзвонить инстанции, если по истечении срока исполнения, запрос не был получен. У каждой организации свой срок исполнения по запросам, за всем этим не просто уследить, если работа не организована должным образом.

В проектно-изыскательских организациях работа с запросами происходит примерно по такой схеме (конечно, не во всех, и, конечно, везде со своими особенностями):

- Запросы отправляются экологом-изыскателем по конкретному проекту (или кем-то из сотрудников организации) со своего компьютера и со своей рабочей почты (хорошо, если рабочей);

- Контроль за исполнением возложен либо на того, кто составлял запрос, либо на кого-то рандомного сотрудника организации, либо на…никого.

Конечно, запрос информации из государственных органов не редко связан с бюрократическими нюансами, личностным фактором, территориально-временными сложностями…у нас не было задачи менять систему, но мы постарались облегчить себе наше с ней взаимодействие.

Итак, рассылка запрос из веб-приложения реализована таким образом - в веб-приложении хранится следующая информация:

1. Cведения об инстанциях, их руководителях и контактах;

Проблема: полномочия переходят из одной инстанции в другую, контакты устаревают итд.

Решение: у каждой инстанции есть дата последнего обновления, при необходимости можете перепроверить данные

2. Бланки запросов в инстанции;

Проблема: некоторые ведомства имеют специальную форму запроса, согласно их административным регламентам.

Решение: используются либо универсальные формы запросов (на бланке вашей организации, стандартная форма письма-запроса, принимаемая инстанциями, в случаях если их административным регламентов не утверждена специальная форма запроса), либо специальные формы запросов, причем программа сама предложит вам какую форму следует выбрать в конкретном случае.

3. Текст запроса соответствует требованиям предъявляемым нормативными актами, уполномоченными органами и экспертными организациями к запросам, в зависимости от типа запроса;

Проблема: Однако, иногда требуется добавить иные (нестандартные) сведения в запрос

Решение: Для этого в веб-приложении реализована возможность редактирования запросов

4. В программе представлено 30 базовых типов запросов

Проблема: Однако их может быть гораздо больше

Решение: Для этого реализована возможность добавления нового типа запросов, более того удобно чтобы все запросы по проекту направлялись из одной программы, поэтому запросы могут создавать также геодезисты, геологи, проектировщики и другие участники проекта.

Почему автоматизация удобна:

  • при добавлении нового проекта, вы указываете регион работ, при выборе типа запроса, программа предложит вам ведомство, которое уполномочено выдавать сведения, соответствующие типу запроса, в данном регионе;
  • возможность создания в программе ситуационного плана с указанием координат угловых точек в географической системе координат;
  • возможность прикрепления к запросу дополнительных материалов в формате pdf (планов, кадастровых паспортов итд);
  • каждому проекту автоматически присваивается уникальный почтовый ящик, из которого автоматически происходит рассылка запросов и прием ответов. Таким образом все письма по конкретному проекту всегда хранятся в одном месте, что исключает возможность «потерь»;
  • возможность автоматического запроса статуса письма;
  • систематизация запросов по разным критериям – по ведомствам, проектам, статусу;
  • доступ к запросам и информации по запросам из любой точки мира для любого количества пользователей, что дает возможность отслеживать состояние запросов всем участникам проекта (исполнитель, ГИП, Заказчик, исполнители по смежным направлениям), исключает дублирование запросов, что нередко бывает при большом количестве подрядчиков-суподрядчиков и/или несогласованной работе разных отделов внутри одной организации.

Автоматизируйте рассылку запросов в ведомства внутри вашей компанией, облегчив работу над проектом и минимизировав замечания в экспертизе.